L'Ordinamento degli Archivi secondo il principio di provenienza liberamente applicato

 

di Carmine Venezia - Direttore dell'Archivio di Stato di Caserta

Come illustrato nei precedenti articoli pubblicati su Minuti di storia, il principio di provenienza consiste nella ricostruzione della disposizione originaria della documentazione archivistica e, di norma, rappresenta l'unico metodo scientifico da adottare per l'ordinamento degli archivi. Nel dibattito dottrinario di settore si teorizza anche su un'interpretazione alternativa di questo metodo, denominata principio di provenienza liberamente applicato. Ma in cosa consiste?

            A tal proposito è necessario premettere che le metodologie archivistiche italiane, così come affermatesi dall'inizio del secolo XIX – cioè da quando sono stati introdotti il titolario di classificazione ed il registro di protocollo – sono basate sulla classificazione dei documenti preventiva alla loro trattazione da parte dell'ufficio, a differenza di quanto avviene in altri paesi europei. In Francia, ad esempio, la classificazione delle pratiche avviene presso gli uffici, dopo la conclusione delle pratiche stesse: a volte questa attività può essere rinviata ai giorni in cui c'è meno lavoro, causando così una pericolosa accumulazione delle pratiche. Il sistema tedesco della registratur, risalente al secolo XVI, conferisce ai documenti un ordine che nasce quando la pratica è chiusa e viene inviata “agli atti”. Il passaggio dalla cancelleria all’ufficio di registratura non sempre si rivela immediato, ma può anche avvenire dopo diversi giorni, per gruppi di pratiche. In ogni caso la classificazione delle pratiche è sempre successiva alla trattazione delle stesse[1]. Adolf Brenneke[2], considerando la registratura non “come qualcosa di cresciuto in virtù di processo naturale” ma come “opera imperfetta di uomini[3]”, ha proposto di ordinare le carte secondo il principio di provenienza liberamente applicato (freie provenienzprinzip): se l’archivio rispecchia l’istituto, secondo la tesi cencettiana, ciò dovrebbe avvenire non come l’istituto effettivamente era, ma come avrebbe dovuto essere, in modo da correggere eventuali errori del registratore[4]. Il Brenneke riteneva che l'archivista dell'ultima fase non doveva essere necessariamente succube dei metodi del registratore, potendo modificare liberamente la struttura originaria al momento del riordinamento[5].

Le nostre moderne registrature non mostrano più quella forma perfetta e quella struttura di precisione che le registrature ministeriali prussiane del periodo aureo presentano. Noi non possiamo più limitarci a lasciarle esistere nella forma in cui si trovano o restaurarle semplicemente, ma dobbiamo prenderci la libertà di riformarle radicalmente. Perciò ci siamo in realtà allontanati, nella pratica, già da tempo, dall'originario principio della registratura, quale era stato formulato nel 1881, e siamo pervenuti ad un principio della provenienza liberamente applicato, che tuttavia non ha ancora trovato una formulazione ed una giustificazione sul piano teorico. […] Il <principio della provenienza liberamente applicato>, come noi lo intendiamo, è per noi non una ricetta bella e pronta, né uno schema di classificazione, né la giustificazione di un'operazione di semplice restauro, che avvilisce l'archivista al rango di <prolungamento del registratore>, ma un principio generale, dal quale deriviamo le nostre norme. […] Il nostro compito non è di conservare ad ogni costo <registrature> e così conservare per sempre delle formazioni dovute al caso e forse mostruose, ma di formare organicamente dei <corpi archivistici>. Così l'attività dell'archivista, che per gli olandesi non era più che quella di un semplice restauratore, diventa una funzione creativa; si tratta di saper captare dal fondo, con artistica capacità di immedesimazione, le segrete leggi del suo divenire e del suo crescere e di saperle esprimere poi in estrinsecazioni morfologiche[6].

            A tal proposito gli archivisti olandesi, precedentemente al Brenneke, avevano osservato che “i conservatori contemporanei conoscevano di sicuro molto meglio di noi le caratteristiche del loro archivio e le esigenze della pratica”, dunque si può supporre che “queste loro regole siano migliori, più concordanti colla qualità dell'archivio, che non quelle che noi forse potremmo escogitare”. I tre studiosi ritengono “prudente” ricostruire l'ordinamento originario in tutta la sua estensione e poi, se necessario, “procedere ai miglioramenti o applicare ai documenti archivistici, il cui assetto sia stato irrimediabilmente distrutto, quei concetti direttivi che risultino dall'antico ordinamento[7]”. Gli olandesi concludono che, nel caso le varie direzioni di un archivio non avessero applicato correttamente i criteri di ordinamento archivistico che esse stesse avevano elaborato, “tocca all'archivista attuale di fare ciò che avrebbero dovuto fare le Direzioni precedenti, se avessero rilevato l'errore accaduto: cioè toglierlo[8]”.

Una volta accadeva spesso che, o per un processo, o per formare una raccolta di ante-atti, si toglieva dalla serie dell'archivio, alla quale apparteneva, un documento e lo si inseriva nel mazzo che in seguito si formava di atti processuali o di ante-atti. Sarebbe stato senza dubbio conforme al buon ordinamento di rimettere poi il documento al suo posto, ma ciò si è spesso trascurato; e l'omissione è anzi stata così frequente, che si può dire che il documento fu il più delle volte lasciato a bella posta nel nuovo incarto, che i conservatori dell'archivio reputavano sarebbe stato poi consultato un maggior numero di volte. Anche in tale caso, dunque, l'archivista deve riportare tale documento nella serie a cui apparteneva; avrebbe dovuto già farlo la precedente Direzione e mettere nel fascicolo formato in seguito una copia del documento o un rimando alla serie che contiene il documento[9].

            Emblematica in tal senso è l'analogia tra l'attività dell'archivista e quella del paleontologo, impegnato a ricomporre lo scheletro di un animale preistorico.

Se lo scienziato vuol formarsi l'immagine dell'animale di cui ha ricollegato le ossa, segue in vero con cura la costituzione generale del corpo e la forma delle ossa, ma non tien conto della casuale circostanza che, per esempio, un piede dell'animale sia cresciuto storpio per qualche rottura, o che manchi una costola. Così anche l'archivista, quando abbia condotto a termine la ricostruzione dell'archivio nella sua forma antica, può levare certe piccole anomalie, che renderebbero difficile la consultazione dell'archivio e che sono dovute a sbagli di segretari meno attenti; questo però a due condizioni, e cioè che l'archivista si rassicuri bene: 1.° che colle sue modificazioni non sorgano altri difetti; 2.° che non vi sia stata una buona ragione per la collocazione apparentemente sbagliata del documento, precisamente come il paleontologo può ritoccare lo scheletro solo quando ciò facendo segue la natura stessa dell'organismo[10].

            Il principio di provenienza liberamente applicato è un metodo organico-sistematico dedotto dall'analisi delle funzioni dell'ente, ricavando l'ordine che meglio riflette, secondo il riordinatore, lo sviluppo organico dell'attività dello stesso[11].

Una volta ricondotto alla registratura e non alla cancelleria il primo ordinamento delle carte, non è più possibile sostenere che errori, confusioni ed omissioni di classificazione siano la conseguenza diretta di comportamenti posti in essere nella fase viva dell’attività degli uffici. Venuta meno la contemporaneità fra azione amministrativa e registratura – per cui la seconda presuppone addirittura l’esaurimento della prima – l’errore del registratore si configura, molto semplicemente, come un fatto di cattiva od omessa applicazione successiva di un piano di classificazione, questo, sì, preesistente all’attività amministrativa. Vista dunque nel suo specifico contesto, la posizione del Brenneke secondo la quale la registratura è solo il prodotto fallibile e, quindi, perfettibile dell’attività del registratore, non appare forse così paradossale come hanno sostenuto i suoi critici[12].

            Secondo Carucci il principio teorizzato dal Brenneke è teso a creare una sintesi tra la provenienza dei documenti e la loro materia[13], privilegiando la comunione di contenuto di un complesso di documenti prodotti da diversi enti, rispetto all'individualità di ogni ente che ha prodotto documenti confluiti in quel complesso. Va però precisato che  Brenneke ritiene possibile la comunione di contenuto “solo quando, dietro i fondi, c'è realmente soltanto un unico soggetto amministrativo, che con un'unica volontà e da un'unica mente fa procedere gli affari”, individuando, nell'ideale “corpo archivistico”, una sintesi fra provenienza e contenuto “sotto il predominio della provenienza[14]”. Carucci descrive invece la creazione di un cosiddetto corpo archivistico[15] autonomo, staccato dall’iniziale ufficio di provenienza, che prosegue il suo sviluppo nonostante i molteplici cambiamenti dell’ufficio. Sottolinea inoltre la continuità delle funzioni che contraddistingue questo metodo rispetto all’individualità delle magistrature, muovendo da una esigenza di creatività da parte dell’archivista, in contrapposizione ad un esclusivo lavoro di ricostruzione storica. Viene considerata una metodologia alla quale ricorrere nel caso si sia verificata nel tempo una commistione tra le carte di enti diversi così complessa da rendere impossibile l’individuazione delle provenienze[16].

Secondo chi scrive, questo metodo di ordinamento costituisce in pratica la migliore giustificazione del quieta non movere, dal momento che tendenzialmente la sedimentazione dei documenti riflette più la continuità delle funzioni che l’individualità delle magistrature, e anzi il problema archivistico-istituzionale di più difficile soluzione è quello di studiare le singole magistrature nei loro rapporti di interrelazione con le magistrature coeve. Va inoltre rilevato che la continuità delle funzioni riflette piuttosto una continuità di esigenze della collettività che non un’effettiva continuità nella natura e nelle caratteristiche delle competenze: queste infatti possono mutare sia quando un ufficio è soppresso e gliene subentra un altro, sia quando muta l’ordinamento istituzionale nel quale opera l’ufficio, sia quando mutano le norme che ne regolano le competenze anche se non sempre cambia l’organizzazione dell’ufficio[17].

            Nei casi in cui ci si trovi di fronte ad archivi completamente disordinati, per i quali non emerga alcuna traccia dell’ordinamento originario, si può ricorrere ad un criterio di ordinamento che riprende per certi aspetti quello di provenienza liberamente applicato: studiando le funzioni e l’organizzazione dell’ente il riordinatore può ipotizzare quale ordine esso avrebbe dovuto dare al suo archivio se avesse provveduto a gestirlo razionalmente. Si procede dunque ex novo alla creazione di fascicoli ai quali ricondurre la documentazione sciolta e a quella di serie e sotto-serie quali articolazioni dell’archivio. Tale criterio potrebbe comportare interventi arbitrari e fuorvianti, rischiando di essere troppo determinato dalle istanze storiografiche del periodo in cui opera il riordinatore[18].

            Lodolini si discosta dal Brenneke, non ritenendo ammissibile una ricostituzione dell'ordine originario che sia temperata da correzioni o miglioramenti, in quanto ogni archivista potrebbe in tal modo effettuare qualsiasi cambiamento ed affermare che l'ordine originario fosse errato, basandosi su opinioni personali e soggettive[19].

Ammettiamo pure che l'impiegato della registratura, addetto alla registrazione dei documenti, abbia effettivamente lavorato male, e che il modo più preciso di registrare i documenti non sia quello da lui adottato, per ignoranza, per incapacità, per trascuratezza o per qualsiasi altro motivo. Gli errori commessi da quell'impiegato fanno parte della storia, cioè della vita dell'ente produttore delle carte, che ha funzionato ed agito sulla base di quella organizzazione delle sue carte e non di altra, migliore o peggiore non importa, ma comunque diversa. Cioè se le carte dell'ente fossero disposte, al momento della loro nascita, in un determinato ordine, l'ente funzionò nel modo conseguente a quella disposizione delle carte, e non in un altro modo, che avrebbe potuto essere anche migliore, ma che non fu. Se le carte erano disposte in maniera tale che l'utilizzazione ne era difficile, l'ente funzionò con difficoltà; se per reperire i documenti occorrenti alla trattazione di una pratica occorreva molto tempo, l'ente funzionò con lentezza; se alcuni documenti, mal classificati, non vennero uniti alle pratiche cui avrebbero dovuto appartenere, quelle pratiche furono trattate in maniera incompleta. Se noi oggi migliorassimo – ammesso che ciò sia effettivamente possibile – l'ordine dato alle carte al momento in cui ciascuna di esse venne registrata e classificata nell'ufficio produttore, avremmo commesso non solo un errore archivistico, ma persino un falso storico[20].

            Secondo Lodolini, dunque, un eventuale errore dell'ufficio di registrazione nella classificazione di un documento potrebbe provocare l'espletamento di una pratica in maniera diversa da come avrebbe dovuto essere espletata, vista la mancata consultazione del documento fascicolato altrove. Una correzione della classificazione potrebbe provocare un falso storico in quanto renderebbe incomprensibile la decisione dell'autorità, la quale ha evidentemente agito senza la consultazione del documento fascicolato altrove, ipotizzando, con l'ordinamento corretto, che abbia commesso un abuso.

            Anche Valenti appare scettico nell'analisi del principio di provenienza liberamente applicato giudicando questa teoria “debole e astratta”: pur ammettendo che in molti casi particolari la sua applicazione sia consigliabile, “non c'è dubbio che questo archivista che si sovrappone al registratore (cioè all'archivista dell'archivio vivo), rifacendo in termini ideali e in base ad un concetto filosofico di organicità il lavoro che quegli ha fatto sotto la pressione delle pratiche esigenze dell'ente, ha in sé qualcosa di peregrino, se non addirittura di paradossale[21]”. Lo studioso sottolinea come tale principio andasse “oltre il metodo storico nel porre la storia dell'ente produttore al centro dell'interesse dell'ordinatore”, puntando invece a “ridurre un fondo a rispecchiare effettivamente la storia e la struttura dell'istituto di fare davvero un organismo (archivkorper), secondo la pretesa degli olandesi, di quello che in realtà altro non è che il risultato di uno sviluppo per lo più occasionale (registratur); due cose a suo dire affatto diverse, dal momento che, in genere, tale sviluppo è a sua volta il riflesso, più che della storia dell'ente, di quella delle prassi archivistiche succedutesi nel tempo, e dovute, oltre che ad innumerevoli fattori estrinseci, al capriccio – per usare le sue parole – di un registratore che portava magari la parrucca[22]”.

            Si conclude con questo contributo la serie di articoli per Minuti di storia sui metodi di ordinamento degli archivi, che si spera possa aver soddisfatto le esigenze conoscitive dei non addetti ai lavori.

 

 

 

Carmine Venezia[23]

 

     BIBLIOGRAFIA

    

 

 

     Augusto ANTONIELLA, Archivi moderni e principi archivistici, in Studi in onore di Arnaldo D’Addario, a cura di Luigi Borgia, Francesco De Luca, Paolo Viti, Raffaella Maria Zaccaria, Lecce, Conte, 1995.

 

     Adolf BRENNEKE, Archivistica: contributo alla teoria ed alla storia archivistica europea, testo redatto ed integrato da Wolfgang Leesch sulla base degli appunti presi alle lezione tenute dell'Autore ed agli scritti lasciati dal medesimo, traduzione italiana di Renato Perrella, Milano, Giuffré, 1968 (opera originale: Adolf Brenneke, Archivkunde: ein beitrag zur theorie und geschichte des europäischen archivwesens, Leipzig, Koehler &  Amelang, 1953).

 

Paola CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, Carocci, 1998.

 

Elio LODOLINI, Archivistica: principi e problemi, 14. ed., Milano, Franco Angeli, 2011.

 

Elio LODOLINI, L'ordinamento dell'archivio: nuove discussioni, in “Rassegna degli Archivi di Stato”, XLI/1-2-3 (1981), pp. 38-56.

 

Elio LODOLINI, Questioni di base dell'Archivistica, in “Rassegna degli Archivi di Stato”, XXX/2 (1970), pp. 325-364.

 

Jole MAZZOLENI, Lezioni di archivistica, Napoli, L'Arte tipografica, 1962.

 

Samuel MULLER Fz., Johan Adriaan FEITH, Robert FRUIN Th. Az., Ordinamento e inventario degli Archivi, traduzione libera con note di Giuseppe Bonelli e Giovanni Vittani, Torino, Unione Tipografico-Editrice torinese, 1908 (opera originale: Samuel Muller Fz., Johan Adriaan Feith, Robert Fruin Th. Az., Handleiding voor het ordenen en beschrivjen van archieven, Groningen, 1898).

 

     Antonio ROMITI, Il metodo storico e la teoria del vincolo unico “polimorfo”, in L’adozione del metodo storico in Archivistica: origine, sviluppo, prospettive, seminario, Salerno, 25 maggio 2007, a cura di Raffaella Maria Zaccaria, Salerno, Laveglia & Carlone, 2009, pp. 25-47.

 

     Filippo VALENTI, A proposito della traduzione italiana dell’“Archivistica” di Adolf Brenneke, in “Rassegna degli Archivi di Stato”, XXIX/2 (1969), pp. 441-455.

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[1]Lodolini, Archivistica, 14. ed., 2011. Lo studioso precisa che “in alcuni paesi che hanno derivato dalla Germania l'uso della registratura, però, può accadere che l'ordine degli atti sia stabilito non solo nella registratura medesima – che comprende gli atti relativi ad affari già esauriti –, ma, prima ancora, nella cancelleria od ufficio di trattazione degli affari di pertinenza di quel determinato ente od amministrazione. Ciò sembra necessario, d'altra parte, quando il passaggio delle pratiche dalla cancelleria alla registratura non è immediato, ma avviene di tanto in tanto” (p. 48).

[2]Direttore dell'Archivio di Stato di Hannover dal 1923 al 1930, anno in cui assunse la direzione dell'Archivio di Stato di Berlino-Dahlem (Brenneke, Archivistica, traduzione italiana di Perrella, 1968).

[3]Brenneke, Archivistica, traduzione italiana di Perrella, 1968, p. 112.

[4]Ivi.

[5]Romiti, Il metodo storico e la teoria del vincolo unico “polimorfo”, 2009.

[6]Brenneke, Archivistica, traduzione italiana di Perrella, 1968, pp. 111-113.

[7]Muller, Feith, Fruin, Ordinamento e Inventario degli Archivi, traduzione libera con note di Bonelli e Vittani, 1908, pp. 28, 30. Gli studiosi citano una pregnante discussione avvenuta in seno alla Società degli archivisti olandesi, dalla quale emerse che “ci si deve attenere non all'organizzazione dell'autorità, ma a quella dell'archivio, perché è quasi inconcepibile che stia sostanzialmente in contraddizione colla costituzione dell'autorità; alla lunga sarebbe diventato impossibile di riunire i documenti ricevuti dai vari rami distinti dell'amministrazione; che, se anche avesse a darsi questo caso disgraziato, pure sarebbe ancora tale antico ordinamento quello che dovrebbe dare l'indirizzo per il nuovo”. E ancora: “Non è infatti nostra intenzione di raggiungere teoricamente un'organizzazione d'archivio, la quale concordi coll'antica costituzione dell'autorità, poiché questa ci è relativamente indifferente”.

[8]Muller, Feith, Fruin, Ordinamento e Inventario degli Archivi, traduzione libera con note di Bonelli e Vittani, 1908, p. 31. Secondo Brenneke, “mentre gli olandesi considerano la registratura (non solo secondo il contenuto, ma anche secondo la forma) come qualcosa di cresciuto in virtù di processo naturale, che realizza quindi la perfezione dell'organismo naturale in ogni grado del suo sviluppo, noi sappiamo invece che la formazione di ogni registratura è opera imperfetta di uomini ma presenta tuttavia nella sua intima essenza una vivente correlazione, impregnata di spirito unitario, tra il tutto, che vive solo attraverso le sue membra e queste, che nel loro funzionamento sono orientate verso il tutto; quella interazione, cioè, che caratterizza gli organismi naturali. Ciò che per gli olandesi è una realtà, rappresenta invece a nostro avviso solo una esigenza ideale per il registratore, come per l'archivista: concretare cioè l'intrinseca legge naturale dell'organismo nella struttura esterna della registratura” (Brenneke, Archivistica, traduzione italiana di Perrella, 1968, p. 112).

[9]Muller, Feith, Fruin, Ordinamento e Inventario degli Archivi, traduzione libera con note di Bonelli e Vittani, 1908, p. 31.

[10]Ivi, p. 35.

[11]Carucci, Le fonti archivistiche, 1998.

[12]Antoniella, Archivi moderni e principi archivistici, 1995, p. 25.

[13]In effetti Brenneke analizza singolarmente i risultati dell'applicazione delle due casistiche: “Se raggruppiamo gli atti secondo la loro comune provenienza dalla stessa registratura, senza alcuna ripartizione in base al contenuto, perveniamo alla forma di ordinamento della serie, nell'interno della quale i singoli pezzi di solito sono disposti l'uno dopo l'altro secondo la successione cronologica. Perveniamo cioè ad una forma di ordinamento, in base alla quale non occorre più conoscere a fondo le congerie degli atti delle registrature moderne e dalla quale ci si è allontanati perfino in quei luoghi dove essa era durata come predominante fino all'età moderna (specialmente in Inghilterra). Solo là dove essa si presenta spontaneamente, perché una divisione del contenuto è impossibile (per es. rapporti di ambasciatori, verbali) tale forma di ordinamento si conserva ancora oggi. Se si radunano invece gli atti secondo il loro contenuto, senza alcun riguardo alla loro provenienza, allora si forma una collezione, una forma cioè di ordinamento che noi oggi possiamo tollerare come ancora valida solo nei casi in cui è andata perduta ogni coesione originaria (singoli pezzi isolati)”. Lo studioso conclude che “appartenenza ad una registratura e contenuto, provenienza ed oggetto, debbono essere ambedue tenute presenti, quando noi organizziamo un archivio” (Brenneke, Archivistica, traduzione italiana a cura di Perrella, 1968, p. 117).

[14]   Ivi, p. 118.

[15]Espressione utilizzata già dallo stesso Brenneke (Ivi, p. 111).

[16]Carucci, Le fonti archivistiche, 1998.

[17]Ivi, p. 220.

[18]Ivi. Gli archivisti olandesi confermano la difficoltà di stabilire delle regole quando manchi ogni traccia dell'ordinamento originario: “si deve badare all'ampiezza e alla completezza del fondo archivistico, ma è soprattutto il buon senso dell'archivista che deve saper giudicare” (Muller, Feith, Fruin, Ordinamento e Inventario degli Archivi, traduzione di Bonelli, Vittani, 1908, pp. 42-43). Secondo Mazzoleni, qualora il materiale archivistico si presenti “informe”, privo dunque di qualsiasi ordinamento, “l'applicabilità del metodo storico spazia in tutte le sue possibilità, nell'identificare anzitutto la provenienza del fondo, l'approssimativa epoca cronologica, la materia predominante, il carattere pubblico o privato o di altro genere degli atti, l'interezza o meno di un fondo ben costituito e l'eventualità che possano crearsi gruppi di scritture diverse”. La studiosa sottolinea il decisivo apporto “dell'intuito, della preparazione culturale e della metodicità che l'ordinatore saprà applicare al suo lavoro”, oltre ad individuare “l'integrità e l'intangibilità della serie costituita” come principi base da tener presente (Mazzoleni, Lezioni di archivistica, 1962, p. 76).

[19]Lodolini, Questioni di base dell'archivistica, 1970.

[20]Lodolini, L'ordinamento dell'archivio, 1981, pp. 53-54. Secondo lo studioso, inoltre, “l'affermazione l'archivio rispecchia l'istituto che lo ha prodotto (per Cencetti, anzi, l'archivio è l'istituto) è sempre vera, in quanto esso rispecchia l'istituto come era effettivamente, cioè ne rispecchia la storia in concreto, e non come avrebbe dovuto essere in astratto se fossero state rispettate o applicate più esattamente talune norme di classificazione e di organizzazione delle carte che non vennero rispettate o furono applicate in maniera imprecisa nell'ufficio che lo produsse: anche negli archivi la storia non si fa con i se” (p. 54).

[21]Valenti, A proposito della traduzione dell'“Archivistica” di Adolf Brenneke, 1969, p. 451.

[22]Ivi, p. 450.

[23]Funzionario archivista presso l'Archivio di Stato di Avellino (carmine.venezia@beniculturali.it).